Inschrijven bij de KVK
01
Je onderneming begint bij de inschrijving in het Handelsregister. Lees hoe je je voorbereidt, wat je nodig hebt en wat er na je inschrijving gebeurt.
Zakelijke bankrekening openen
02
Houd je zakelijke inkomsten en uitgaven overzichtelijk gescheiden van privé. Lees waarom een aparte zakelijke rekening handig is en waar je op moet letten bij het openen ervan.
Administratie opzetten
03
Een goede administratie geeft je vanaf het begin overzicht. Lees welke gegevens je moet bijhouden, welke documenten je bewaart en hoe je jouw administratie praktisch inricht.
Facturen maken
04
Een goede factuur bevat alle verplichte gegevens en zorgt ervoor dat je klant weet wat en wanneer er betaald moet worden. Lees wat er op je factuur moet staan en hoe je professioneel factureert.
Starten als ZZP'er: Wat moet je allemaal regelen?
Een eigen onderneming starten betekent dat je een aantal belangrijke zaken goed moet regelen. Van je inschrijving bij de KvK en je administratie tot facturen, btw en inkomstenbelasting. ACFIN neemt je stap voor stap mee door de belangrijkste onderdelen, zodat je weet wat je moet regelen en waar je vanaf het begin rekening mee moet houden.
STARTEN
Inschrijven bij de KvK
Als je start met een eenmanszaak, schrijf je je onderneming in bij de Kamer van Koophandel (KvK). Tijdens de inschrijving worden onder andere je handelsnaam, bedrijfsactiviteiten en contactgegevens vastgelegd. Na je inschrijving ontvang je je KvK-nummer en worden je gegevens doorgegeven aan de Belastingdienst.
- Handelsnaam en bedrijfsactiviteiten bepalen
- Je onderneming inschrijven in het Handelsregister
- KvK-nummer ontvangen en registratie bij de Belastingdienst
Als je voor jezelf begint en als ondernemer actief wordt, is inschrijving bij de Kamer van Koophandel vaak een van de eerste officiële stappen. Je eenmanszaak wordt opgenomen in het Handelsregister en je ontvangt een KvK-nummer dat je onder andere gebruikt op je zakelijke communicatie en facturen.
Voor je inschrijving is het verstandig om alvast na te denken over je handelsnaam, de activiteiten die je gaat uitvoeren en het adres waarop je onderneming wordt gevestigd. De KvK gebruikt de omschrijving van je activiteiten onder andere om te bepalen welke SBI-code bij je onderneming past.
Na je inschrijving geeft de KvK je gegevens door aan de Belastingdienst. De Belastingdienst beoordeelt vervolgens of je ondernemer bent voor de btw. Als dat het geval is, ontvang je de gegevens die je nodig hebt voor je btw-administratie en btw-aangiften.
01
Voor je inschrijving
Handelsnaam, bedrijfsactiviteiten en vestigingsadres bepalen.
02
Tijdens je inschrijving
Je onderneming en activiteiten worden geregistreerd in het Handelsregister.
03
Na je inschrijving
Je administratie inrichten en controleren welke fiscale verplichtingen voor jou gelden.
Zakelijke bankrekening voor zzp’ers
Een zakelijke bankrekening helpt je om je zakelijke inkomsten en uitgaven gescheiden te houden van je privébetalingen. Voor een eenmanszaak is een aparte zakelijke rekening niet altijd wettelijk verplicht, maar voor een overzichtelijke administratie is het wel verstandig.
Door zakelijke transacties via één rekening te laten lopen, kun je betalingen eenvoudiger koppelen aan facturen, bonnen en andere administratieve documenten. Dit maakt het bijhouden en controleren van je boekhouding een stuk overzichtelijker.
Vergelijk bij het kiezen van een zakelijke rekening niet alleen de maandelijkse kosten, maar kijk ook naar transactiekosten, bankkoppelingen en de mogelijkheden om je rekening aan je boekhoudsoftware te koppelen.
Waarom een aparte zakelijke rekening?
✓ Privé en zakelijk gescheiden
Houd zakelijke transacties buiten je privérekening.
✓ Meer overzicht in je administratie
Je ziet sneller welke inkomsten en uitgaven zakelijk zijn.
✓ Eenvoudiger controleren
Facturen en betalingen zijn makkelijker met elkaar te koppelen.
✓ Koppelen met je boekhouding
Een bankkoppeling kan veel handmatig werk voorkomen.
Administratie opzetten als zzp’er
Een goede administratie begint vanaf de eerste dag van je onderneming. Als zzp’er moet je kunnen aantonen welke inkomsten en uitgaven bij je bedrijf horen en bepaalde onderdelen van je administratie bewaren. Door direct een duidelijke werkwijze te kiezen, voorkom je dat facturen, bonnen en betalingen later door elkaar gaan lopen.
Zorg ervoor dat je verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnetjes en banktransacties op een vaste manier verwerkt en bewaart. Met boekhoudsoftware kun je een groot deel hiervan digitaal organiseren en houd je beter zicht op je financiële administratie.
Een goed ingerichte administratie helpt niet alleen bij je btw- en inkomstenbelastingaangifte, maar geeft je ook inzicht in hoe je onderneming financieel presteert.
Wat hoort bij je administratie?
01
Verkoopfacturen
Facturen die je aan klanten verstuurt.
02
Inkoopfacturen & bonnen
Bewijsstukken van je zakelijke uitgaven.
03
Banktransacties
Ontvangsten en betalingen van je onderneming.
04
Belastingdocumenten
Aangiften, aanslagen en andere fiscale documenten.
Facturen maken als zzp’er
Als zzp’er moet je voor je werkzaamheden een correcte factuur kunnen maken. Een factuur is niet alleen een betaalverzoek aan je klant, maar ook een belangrijk onderdeel van je administratie. Daarom moet een zakelijke factuur aan verschillende eisen voldoen.
Op je factuur vermeld je onder andere je bedrijfsgegevens, de gegevens van je klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum en een duidelijke omschrijving van de geleverde producten of diensten. Als je btw in rekening brengt, moeten ook het btw-tarief en de btw-bedragen correct op de factuur staan.
Een duidelijke factuur helpt bovendien om sneller betaald te worden. Vermeld daarom ook een betaaltermijn en zorg ervoor dat je klant eenvoudig kan zien naar welk rekeningnummer het bedrag moet worden overgemaakt.
Wat moet er op een factuur staan?
✓ Gegevens van de klant
✓ Omschrijving van product of dienst
✓ Bedrag exclusief btw
✓ Btw-tarief en btw-bedrag
✓ Totaalbedrag
✓ Bedrijfsnaam en adresgegevens
✓ KvK-nummer
✓ Btw-id
✓ Uniek factuurnummer
✓ Factuurdatum
Praktische tip: Vermeld ook duidelijk je betaaltermijn en rekeningnummer, zodat je klant weet wanneer en hoe de factuur betaald moet worden.
The only way to do great work is to love what you do.
Btw voor startende zzp’ers
Als startende zzp’er krijg je in veel gevallen te maken met btw. Je berekent btw over je producten of diensten, brengt deze in rekening bij je klanten en draagt de ontvangen btw via de btw-aangifte af aan de Belastingdienst.
De btw die je zelf betaalt over zakelijke kosten en inkopen kun je onder voorwaarden als voorbelasting aftrekken. Het verschil tussen de btw die je ontvangt en de aftrekbare btw die je zelf hebt betaald, bepaalt hoeveel btw je moet betalen of terugkrijgt.
Het is verstandig om ontvangen btw niet als vrij besteedbaar geld te zien. Door hiervoor geld apart te houden, voorkom je dat een btw-aangifte voor financiële verrassingen zorgt. Hoe vaak je btw-aangifte moet doen, wordt bepaald door de Belastingdienst.
Voor ondernemers met een beperkte omzet kan daarnaast de kleineondernemersregeling (KOR) relevant zijn. De KOR heeft gevolgen voor het berekenen van btw én voor het aftrekken van btw op zakelijke kosten. Het is daarom verstandig om eerst te beoordelen of deze regeling bij jouw situatie past.
Btw in 4 stappen
01
Btw berekenen
Je berekent het juiste btw-tarief over je verkoop.
02
Btw bijhouden
Je houdt ontvangen en betaalde btw bij in je administratie.
03
Btw-aangifte doen
Je geeft de verschuldigde en aftrekbare btw aan bij de Belastingdienst.
04
Betalen of terugkrijgen
Na de aangifte betaal je het verschil of krijg je btw terug.
Inkomstenbelasting voor zzp’ers
Als zzp’er met een eenmanszaak betaal je inkomstenbelasting over de winst uit je onderneming als de Belastingdienst je voor de inkomstenbelasting als ondernemer beschouwt. Je winst is niet hetzelfde als je omzet: zakelijke kosten die je volgens de fiscale regels mag aftrekken, verlagen in beginsel je belastbare winst.
Hoeveel inkomstenbelasting je uiteindelijk betaalt, hangt af van je persoonlijke en zakelijke situatie. Naast je winst kunnen bijvoorbeeld andere inkomsten, aftrekposten en heffingskortingen invloed hebben op het uiteindelijke bedrag.
Sommige ondernemers kunnen gebruikmaken van specifieke ondernemersregelingen en aftrekposten. Daarvoor gelden voorwaarden. Het is daarom belangrijk om niet automatisch aan te nemen dat iedere zzp’er recht heeft op dezelfde fiscale voordelen. Omdat er bij een eenmanszaak meestal niet automatisch inkomstenbelasting op je winst wordt ingehouden, is het verstandig om gedurende het jaar geld te reserveren. Zo voorkom je dat de jaarlijkse aangifte onverwacht voor een grote financiële verplichting zorgt.
Omzet is niet hetzelfde als winst
OMZET
Alles wat je onderneming aan omzet genereert
−ZAKELIJKE KOSTEN
Kosten die fiscaal aftrekbaar zijn
=WINST
De winst uit je onderneming is een belangrijk uitgangspunt voor de berekening van je inkomstenbelasting.
Aftrekbare kosten voor zzp’ers
Als zzp’er maak je kosten om je onderneming te kunnen voeren. Zakelijke kosten die je maakt met het oog op de zakelijke belangen van je onderneming, zijn in beginsel aftrekbaar van je winst. Daardoor kan je belastbare winst lager worden.
Niet iedere uitgave die je als ondernemer doet, is automatisch volledig aftrekbaar. Sommige kosten hebben zowel een zakelijk als een privékarakter, voor andere kosten gelden beperkingen en bepaalde uitgaven moeten over meerdere jaren worden afgeschreven.
Het is daarom belangrijk om zakelijke uitgaven goed vast te leggen en de bijbehorende facturen en bonnen te bewaren. Zo blijft duidelijk welke kosten bij je onderneming horen en kunnen deze op de juiste manier in je administratie worden verwerkt.
Voorbeelden van zakelijke kosten
Boekhoudsoftware
Kantoorartikelen
Zakelijke verzekeringen
Website & hosting
Marketing
Telefoon & internet
Reiskosten
Advieskosten
KOR voor zzp’ers
De kleineondernemersregeling (KOR) is een btw-regeling voor ondernemers met een beperkte omzet. Als je aan de voorwaarden voldoet en voor de KOR kiest, bereken je in principe geen btw aan je klanten en doe je in de meeste gevallen geen reguliere btw-aangifte.
Daar staat tegenover dat je de btw op zakelijke kosten en investeringen in principe niet als voorbelasting kunt aftrekken. De KOR is daarom niet automatisch voordelig voor iedere startende zzp’er. Vooral wanneer je veel zakelijke kosten of investeringen verwacht, kan het belangrijk zijn om eerst te berekenen wat de gevolgen zijn.
Of de KOR bij jouw onderneming past, hangt onder andere af van je omzet, je klanten en de kosten die je maakt. Kijk daarom niet alleen naar het voordeel van minder btw-administratie, maar ook naar het financiële effect voor je onderneming.
KOR: wel of niet?
KOR kan interessant zijn als…
✓ Je omzet binnen de geldende KOR-grens blijft
✓ Je relatief weinig zakelijke kosten en investeringen hebt
✓ Je vooral aan particuliere klanten levert
✓ Je jouw btw-administratie eenvoudiger wilt houden
KOR kan minder interessant zijn als…
✓ Je veel zakelijke kosten of investeringen verwacht
✓ Je veel btw op zakelijke uitgaven betaalt
✓ Je omzet mogelijk boven de KOR-grens uitkomt
✓ Kunnen aftrekken van voorbelasting belangrijk voor je is
Let op: of de KOR voordelig is, hangt af van jouw omzet, kosten, investeringen en klanten. Bekijk daarom altijd de gevolgen voor jouw eigen situatie.
Verzekeringen voor startende zzp’ers
Als zzp’er ben je zelf verantwoordelijk voor de risico’s die bij jouw onderneming horen. Welke verzekeringen verstandig zijn, hangt af van je werkzaamheden, branche en persoonlijke situatie. Niet iedere ondernemer heeft daarom dezelfde verzekeringen nodig.
Denk bijvoorbeeld aan schade die je tijdens werkzaamheden bij een klant veroorzaakt, een beroepsfout die financiële schade oplevert of een periode waarin je door ziekte of een ongeval niet kunt werken. Het is verstandig om deze risico’s vooraf in kaart te brengen en te bepalen welke risico’s je zelf kunt dragen en welke je eventueel wilt verzekeren.
Kijk bij het afsluiten van een zakelijke verzekering niet alleen naar de premie, maar ook naar de dekking, uitsluitingen, het eigen risico en de maximale vergoeding.
Welke verzekeringen kun je tegenkomen?
01
Bedrijfsaansprakelijkheid
Kan dekking bieden bij bepaalde schade die jij of je bedrijf bij anderen veroorzaakt.
02
Beroepsaansprakelijkheid
Kan relevant zijn wanneer een beroepsfout bij een klant financiële schade veroorzaakt.
03
Arbeidsongeschiktheid
Gericht op het financiële risico wanneer je door ziekte of een ongeval niet kunt werken.
04
Zakelijke rechtsbijstand
Kan juridische ondersteuning bieden bij bepaalde zakelijke conflicten.
Veelgemaakte fouten bij starten als zzp’er
Een goede start voorkomt dat je later onnodig tijd kwijt bent aan het herstellen van je administratie of belastingzaken. Veel fouten ontstaan niet doordat ondernemers hun zaken bewust verkeerd regelen, maar doordat belangrijke administratieve en fiscale verplichtingen in de eerste maanden worden onderschat.
Door vanaf het begin een duidelijke structuur aan te brengen, zakelijke documenten goed te bewaren en geld voor belastingen te reserveren, voorkom je veel problemen.
Administratie te lang laten liggen
Wanneer je facturen, bonnen en banktransacties niet regelmatig verwerkt, kan je administratie snel onoverzichtelijk worden. Ontbrekende documenten zijn later moeilijker terug te vinden en fouten kosten meer tijd om te herstellen. Plan daarom vaste momenten om je administratie bij te werken en te controleren.
Geld reserveren voor belastingen
Niet alles wat op je zakelijke rekening binnenkomt, kun je vrij besteden. Je kunt btw moeten afdragen en over de winst uit je onderneming inkomstenbelasting verschuldigd zijn. Door gedurende het jaar geld apart te zetten, voorkom je dat belastingbetalingen onverwacht voor financiële problemen zorgen.
Privé en zakelijk door elkaar gebruiken
Wanneer privé- en zakelijke betalingen voortdurend via dezelfde rekening lopen, wordt je administratie moeilijker te controleren. Een aparte zakelijke rekening is voor een eenmanszaak niet altijd verplicht, maar kan wel helpen om inkomsten en uitgaven overzichtelijk van elkaar te scheiden.
Facturen niet correct opstellen
Een zakelijke factuur moet aan verschillende eisen voldoen. Denk onder andere aan je bedrijfsgegevens, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving van de levering en de juiste btw-gegevens wanneer btw van toepassing is. Controleer daarom je facturen voordat je ze naar klanten verstuurt.
Bonnen en facturen niet bewaren
Facturen, bonnetjes en andere administratieve documenten kunnen nodig zijn om zakelijke transacties en kosten te onderbouwen. Bewaar je documenten daarom systematisch en houd rekening met de wettelijke bewaarplicht die voor verschillende onderdelen van je administratie kan gelden.
Denken dat alle kosten aftrekbaar zijn
Een uitgave is niet automatisch volledig aftrekbaar omdat deze via je zakelijke rekening is betaald. Sommige kosten zijn slechts gedeeltelijk aftrekbaar, andere helemaal niet en voor investeringen kunnen aparte regels gelden. Beoordeel daarom per uitgave hoe deze fiscaal moet worden verwerkt.
Belastingdeadlines missen
Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor het tijdig indienen van aangiften waarvoor je bent uitgenodigd en voor het op tijd betalen van verschuldigde belasting. Houd belangrijke deadlines daarom bij en wacht niet tot het laatste moment met het verzamelen en controleren van je administratie.
KOR kiezen zonder goede afweging
De kleineondernemersregeling kan de btw-administratie eenvoudiger maken, maar is niet automatisch de voordeligste keuze. Wanneer je de KOR toepast, kun je in beginsel geen btw op zakelijke kosten en investeringen als voorbelasting aftrekken. Bekijk daarom vooraf wat de regeling financieel voor jouw onderneming betekent.
Jij onderneemt. Wij regelen je administratie.
Start je als zzp’er en wil je jouw administratie vanaf het begin goed geregeld hebben? ACFIN verzorgt je boekhouding, btw-aangiften, jaarafsluiting en inkomstenbelasting. Zo houd jij tijd over voor je onderneming.
€120 excl. btw per maand
SnelStart inbegrepen · Maandelijks opzegbaar